G341 - ¿Cómo hacer una importación en Excel / Calc de facturas emitidas en servicios?

¿Cómo hacer una importación en Excel / Calc de factura emitidas en servicios?

El programa permite importar información para la creación de tus facturas de ventas desde un archivo Excel / Calc en tu empresa de servicios.

Es recomendable antes de efectuar este proceso, hacer una copia de seguridad. Si no conoces como realizar la copia, accede al siguiente enlace.

Realizar copia de seguridad

Este proceso se puede entender en tres pasos:

1. Creación de la hoja de cálculo

2. Importación

3. Comprobación de la importación

1. Creación de la hoja de cálculo

Dirígete a la solapa Utilidades > grupo Importaciones > icono Ficheros .XLSX / .XLS.

En la nueva ventana, pulsa en Descargar documentación técnica sobre la importación, para poder ver la estructura y características necesarias.

La hoja de cálculo debe de llamarse FAC.xlsx / xls o FAC.ods y tener la estructura que se indica en el documento PDF de importación.

Entre los requisititos se encuentran los siguientes:

• Si no quieres indicar el dato de alguna columna, déjala en blanco, excepto la columna A y B que son campos índice obligatorios.
• Ten en cuenta que, la columna Tamaño hace referencia a la cantidad de caracteres que debe tener el campo como máximo.
• Entre filas no debe de existir ninguna fila vacía.
• La columna Tipo puede estar definida de la siguiente manera:
  • A: Alfanumérico (p.ej: Curso de administración)
  • N: Numérico entero (p.ej: 100)
  • ND: Numérico con dos decimales como máximo (p.ej: 100,25)
  • Fecha: debe tener este formato DD/MM/AAAA (p.ej: 01/01/2000)

Observa un ejemplo de un FAC.

A continuación, puedes descargar una plantilla de la hoja de cálculo con la estructura necesaria para ayudarte en la realización del fichero de importación.

Plantilla de FAC.xlsx

Plantilla de FAC.ods

Una vez elaborado el archivo, guárdalo en una carpeta de tu equipo.

¿Cómo importar líneas de facturas de facturas en servicios en emitidas en Excel?

Una vez creada la hoja de cálculo, guárdala en la misma carpeta que el archivo FAC.

2. Importación

En la ventana Ficheros .XLSX / .XLS, localiza el apartado Especifica la carpeta del origen de los datos e informa los campos:

• Ubicación Informa donde se encuentra la carpeta que contiene la hoja de cálculo.
• Fila inicial indica la fila de la primera factura a importar del Excel (p.ej en el ejemplo mostrado anteriormente, sería la fila nº2)

En el apartado Especifica las opciones y los ficheros a importar encuentras dos casillas:

• Comprobar la estructura de todos los ficheros seleccionados antes de la importación: Esta casilla revisa la información de la hoja de cálculo antes de realizar la importación para comprobar que el documento tiene la estructura esperada.
• Chequeo de registros duplicados: Al activar esta casilla, si ya existe un registro con el mismo código, será sustituido por los datos indicados en el fichero.

Por último, en el apartado Ventas, activa la casilla de verificación Facturas.

Antes de proceder con la importación, puedes acceder al botón Comprobar ficheros por si existen errores, una vez comprobado, pulsa el Aceptar.

3. Comprobación de la importación

Una vez realizada la importación, comprueba el resultado en tu empresa. Para ello, dirígete a la solapa Comercial > grupo Ventas > icono Facturas.

Recuerda que si durante la importación tenías la rejilla de datos de facturas abierta, cierra y vuelve a abrir el fichero para que se muestren los cambios.

Comprueba las facturas emitidas importadas.

Accede al documento para visualizar las líneas de esta.