D09.05. - Instrucciones para la apertura de un nuevo ejercicio

Apertura del Ejercicio

Este documento pretende ayudarte a realizar la apertura de tu empresa para el nuevo ejercicio.

Aunque es un proceso sencillo, se ha de hacer correctamente. Has de evitar que la apertura del nuevo año no arrastre información no deseada, que luego repercuta en el funcionamiento del día a día, como por ejemplo el inventario de tu almacén.

Si ya lo has practicado otros años, este documento te va a dar seguridad en el proceso. Si no lo has hecho nunca, te recomendamos lo leas detenidamente antes de realizarlo.

Si después de leer las instrucciones, tienes cualquier duda o consulta puedes utilizar el Centro de Soporte on- line:

Aperturar el nuevo año

¿Qué significa?

Hemos estado trabajando todo un año (ejercicio) con el programa, introduciendo toda la información que hemos necesitado, como son: clientes, proveedores, pedidos, facturas… todos referentes al año en curso.

Finaliza el año en curso o todavía sin finalizar llega documentación referente del nuevo ejercicio que tengo que introducir.

No puedo hacerlo en el ejercicio actual, ya que no debo mezclar información de ejercicios diferentes. Tengo que abrir el nuevo año.

El programa gestiona de forma independiente los diferentes años dentro de la misma empresa, es decir, si su código de empresa en el año en curso es el 001, no tiene por qué crear la empresa 002 para gestionar el nuevo ejercicio. El programa creará otra base de datos diferente para el nuevo ejercicio con el mismo código de empresa, 001.

Has de saber que el hecho de aperturar el nuevo ejercicio no supone el cierre del año en curso, por lo que podrás seguir trabajando sin problemas en ambos ejercicios.

¿Cómo hacerlo?

El programa tiene una función preparada para tal objetivo. Se encuentra en el menú Archivo > opción Información > icono Apertura del siguiente ejercicio:

Esta acción sólo se puede ejecutar una vez, ya que una vez aperturado el nuevo ejercicio, el programa impedirá que realice de nuevo el proceso.

Para ejecutar esta opción, antes debes tener claro:

• Cierre definitivo

Mi stock no va a sufrir más cambios en el año que voy a cerrar, es decir no habrá más entradas y salidas que introducir en ese año.

He realizado un último inventario y con este he de comenzar el nuevo ejercicio.

• Cierre parcial

Mi stock, todavía va a tener algunos movimientos. Me faltan documentos de entrada o salida que introducir.

He realizado un inventario, aun sabiendo que el stock va a ser modificado por los documentos de entrada y salida que todavía tengo que introducir.

Ten en cuenta que si no vas a tener tiempo de realizar el inventario definitivo o no puedes hacerlo o al final sufre algún cambio el stock con el que cerraste el año, el programa tiene herramientas para rescatar ese cambio. No has de pasar por un nuevo cierre ni realizar un nuevo inventario en el nuevo año, por eso se te pueden dar dos casos:

• No pasar el inventario ahora, y posteriormente, dentro de la opción de Consolidación de inventario del nuevo ejercicio, importar el inventario del año anterior.
• También puedes pasar el inventario ahora, y posteriormente, anular el inventario inicial del nuevo ejercicio e importarlo de nuevo con los cambios realizados en el año anterior.

Pasos para realizar la apertura:

1. Tienes que estar situado en la empresa a cerrar.
2. Ejecutar la función desde el menú Archivo > Opción Información > Icono Apertura del siguiente ejercicio.

3. En esta pantalla has de decidir lo que quieres pasar:

• Sólo los artículos con stock.

Se crearán las fichas de todos los artículos y también se creará la consolidación de inventario de aquellos artículos que en el año anterior tuvieran stock.

Como resultado, tendrás en el ejercicio nuevo todos los artículos y una consolidación con fecha uno de enero del año nuevo de los artículos que tenían stock en el ejercicio anterior.

• Todos los artículos.

Se crearán las fichas de todos los artículos y también se creará la consolidación de inventario con el stock del año anterior para todos los artículos.

Como resultado, en el ejercicio nuevo tendrás todos los artículos y una consolidación con fecha uno de enero del año nuevo de todos los artículos con el stock del ejercicio anterior.

• No consolidar. 

Se crearán las fichas de todos los artículos sin pasar el stock.

Como resultado, en el ejercicio nuevo tendrás todos los artículos con stock a cero sin haber generado ninguna consolidación en el nuevo ejercicio.

• Inicializar contadores en el siguiente ejercicio.

Si marcas esta opción, todos los contadores de documentos comenzarán su enumeración desde el 0.

Si no marcas esta opción su numeración continuará a partir de la última en la que se ha quedado en el año anterior.

• No traspasar las obras en el estado.

Si marcas esta opción, no se traspasarán al ejercicio siguiente las obras realizadas en el estado que desees: Pendiente, En curso, Terminado, Facturado y Facturado parcial. Has de saber, que solo es posible indicar un único estado.

• No traspasar partes repar. en estado.

Si marcas esta opción, no se traspasarán al ejercicio siguiente los partes realizados en el estado que desees: Para presupuestar, Presupuestado pendiente, En reparación etc. Has de saber, que solo es posible indicar un único estado.

4. Una vez elegida las opciones deseadas, pulsa el botón Aceptar. Se creará de esta forma el nuevo ejercicio.
5. Para entrar en el nuevo ejercicio accede al menú Archivo > opción Abrir > Icono Empresa existentes > Selecciona la empresa y en la parte inferior de la ventana, elige el nuevo ejercicio.

Pulsa en el botón Aceptar y el programa preguntará si deseas dejar el ejercicio por defecto en la empresa.

Haz un clic en el botón Sí, y a partir de este momento, el programa siempre entrará en el nuevo ejercicio.

Puedes consultar otros años desde la barra de acceso rápido, en el icono: Cambio de ejercicio.