C827 - Instrucciones para importar el fichero APU

Instrucciones para importar el fichero APU

El fichero APU permite incorporar a nuestra contabilidad el diario de movimientos contenido en un fichero con formato Excel. Para poder importar esta información es necesario que el fichero cuente con una estructura concreta.

Antes de realizar este proceso, en primera instancia te aconsejamos que realices una copia de seguridad de tu empresa.

Para consultar esta estructura, accede a la solapa Utilidades > grupo Importaciones > desplegable del icono Archivos > opción .XLSX/XLS (utilizando Microsoft Office Excel).

A continuación, pulsa el enlace Descargar documentación técnica sobre la importación.

Al pulsar este enlace, en el navegador web se muestra la consulta Importación de datos desde hojas de cálculo en Excel o Calc (open office). Puedes descargar un documento PDF con la estructura de los archivos a importar y la estructura de cada uno de ellos, pulsando el apartado Documentación técnica de importación.

Localiza la página que contenga la estructura del fichero APU (Apuntes).

Las columnas que deben de contener el fichero APU son las siguiente:

• Columna A - Diario: indica en esta columna en que diario de tu contabilidad quieres que salga reflejado el asiento importado mediante el fichero.
• Columna B - Fecha: escribe la fecha del asiento. El formato debe de ser DD/MM/AAAA.
• Columna C - Asiento: indica el número de asiento. En caso de señalar 0 el programa asigna el número de asiento automáticamente.
• Columna D - Orden: indica el número de apunte al que pertenece el movimiento dentro del mismo asiento.
• Columna E - Cuenta: escribe el número de la cuenta contable del movimiento. Debe de tener el tamaño de los dígitos de los niveles de las cuentas según tengas configurado en tu empresa.
• Columna F - Importe en pesetas: indica el importe del movimiento en pesetas. Este campo ya no es de uso actual y puedes escribir 0 en toda la columna.
• Columna G - Concepto: escribe el texto que quieres que muestre en el concepto del asiento.
• Columna H - Documento: escribe el número de documento o factura que quieres que muestre en este campo.
• Columna I - Importe debe en euros: indica el importe del movimiento si tiene que ir reflejado en Debe de la cuenta. En el caso que el Debe no tenga importe consigna con el valor 0.
• Columna J - Importe haber en euros: indica el importe del movimiento si tiene que ir reflejado en Haber de la cuenta. En caso de que el Haber no tenga importe consigna con el valor 0.
• Columna K - Moneda: indica en esta columna con la letra P si quieres utilizar la contramoneda o indica la letra E para utilizar la moneda de la empresa.
• Columna L - Punteo: esta opción sirve para que aparezca punteado el movimiento en el programa. Indica el número 1 para puntearlo y el número 0 para no puntearlo.
• Columna M - Tipo de I.V.A.: indica en los movimientos referentes a facturas recibidas o emitidas el tipo de movimiento asociado. Marca con la letra S cuando sea una factura recibida, en la cuenta del proveedor/acreedor y la letra R cuando sea una factura emitida, en la cuenta del cliente.
• Columna N - Código de I.V.A.: este campo sirve para enlazarlo con el registro de IVA asociado al asiento. Indica el número de registro de IVA soportado o repercutido que tenga en CONTASOL o con el número de código indicado en la columna A que tengan los ficheros IVS o IVR si importas esa información mediante otros documentos Excel.
• Columna O - Departamento: indica el número de departamento contable correspondiente para que el movimiento quede asociado a ese departamento.
• Columna P - Subdepartamento: indica el número de subdepartamento contable correspondiente para que el movimiento quede asociado a dicho subdepartamento.
• Columna Q - Archivo de imagen: en esta columna indica la ruta (si existe) donde está guardado un archivo o imagen para que quede asociada al movimiento.

Una vez finalizada la configuración del fichero Excel u Ods puedes realizar el proceso de importación.

Recuerda que la importación de este fichero solo incorpora los asientos contables al libro de diario. En caso de querer importar otra información puedes importar ficheros individuales distintos, como pueden ser relativa al IVA soportado (IVS), IVA repercutido (IVR), clientes (CLI), proveedores (PRO)…etc.

Recuerda que los ficheros a importar han de estar en la ruta especificada para la importación.

Asimismo, puedes comprobar la estructura del fichero antes de importarlo, para ello pulsa el botón Comprobar ficheros.

Si el Excel contiene algún tipo de error se muestra la ventana Errores en la importación del fichero Excel, en este ejemplo muestra un error en la fecha del apunte, ya que no coincide con el ejercicio que se está importando.

En caso de no existir errores, se muestra el siguiente mensaje:

Para obtener más información de cómo importar el fichero APU accede al siguiente enlace:

¿Cómo hacer una importación en Excel / Calc del Diario de movimientos?